Het huren van een vaste kantoorruimte is een belangrijke stap voor ondernemingen. Het biedt niet alleen een professionele werkplek, maar draagt ook bij aan de professionaliteit en het imago van je onderneming. Naast de huurprijs zelf zijn er echter diverse vaste lasten waar je rekening mee moet houden. Deze kosten kunnen flink oplopen en het is belangrijk om hier een goed overzicht van te hebben. We bespreken de meest voorkomende vaste lasten die komen kijken bij het huren van een kantoorruimte, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Huurkosten en servicekosten
De huurkosten vormen het grootste deel van de vaste lasten. Deze kosten zijn vaak gebaseerd op de locatie, de grootte van de ruimte en de voorzieningen die het gebouw biedt. Naast de huurprijs betaal je meestal ook servicekosten. Deze kosten dekken gemeenschappelijke uitgaven zoals schoonmaak, onderhoud van het gebouw, beveiliging en het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes. Het is belangrijk om bij het huren van een kantoorruimte goed na te vragen welke diensten onder de servicekosten vallen, zodat je niet voor onverwachte uitgaven komt te staan. Deze kosten kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de voorzieningen in het gebouw.
Facilitaire diensten en afvalverwerking
Naast de basisvoorzieningen zijn er vaak extra facilitaire diensten die je bij het gebouw kunt afnemen, zoals schoonmaakdiensten, koffievoorzieningen en beveiliging. Deze diensten worden meestal passend op de grootte van je onderneming aangeboden, afhankelijk van de specifieke behoeften van je bedrijf. Een andere belangrijke maar vaak vergeten kostenpost is afvalverwerking. In veel gevallen moet je zelf zorgen voor het afvoeren van het afval, waarbij je als oplossing kunt denken aan rolcontainers huren. Een rolcontainer biedt een handige oplossing voor het verzamelen en afvoeren van bedrijfsafval. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de grootte van de container en de frequentie van de legering.
Nutsvoorzieningen en internet
Een andere bijkomende kostenpost zijn nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en gas. Deze kosten variëren afhankelijk van het energieverbruik van jouw bedrijf. Veel kantoorgebouwen bieden tegenwoordig all-in huurcontracten aan, waarbij deze kosten zijn inbegrepen. Dit kan handig zijn, maar let goed op de voorwaarden. Een snelle en betrouwbare internetverbinding aansluiten is ook erg belangrijk voor de meeste bedrijven. De kosten hiervoor kunnen variëren op basis van de gewenste snelheid en het dataverbruik. Het is verstandig om te investeren in een goede verbinding om te voorkomen dat je bedrijfsprocessen worden vertraagd door een slechte internetverbinding en je algehele prestatie van je bedrijf hierdoor achteruit gaat.
Verzekeringen en belastingen
Verzekeringen zijn een andere vaste last waarmee je rekening moet houden. Denk hierbij aan een inboedelverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en eventueel een glasverzekering. Deze verzekeringen beschermen je tegen onverwachte gebeurtenissen zoals schade, diefstal of ongelukken. Het is belangrijk om te weten dat sommige verhuurders een deel van deze verzekeringen opnemen in de servicekosten, maar dit is niet altijd het geval. Check dit dus goed bij het nagaan van het huurcontract. Daarnaast moet je als huurder mogelijk gemeentelijke belastingen betalen, zoals onroerendezaakbelasting (OZB) en rioolheffing. Informeer van tevoren bij de verhuurder of deze kosten in de huurprijs zijn inbegrepen of dat je deze zelf moet betalen.
Kies bewust en plan vooruit
Het huren van een kantoorruimte brengt verschillende vaste lasten met zich mee die verder gaan dan alleen de huurprijs. Het is slim om deze kosten goed in kaart te brengen en mee te nemen in je budget planning voordat je een huurcontract aangaat. Door bewust te kiezen en vooruit te plannen, voorkom je verrassingen en maak je op een fijne manier gebruik van een nieuwe werkplek.
